Alles wat je moet weten over de fietsvergoeding als fiscaal voordelige stimulans

Terug naar fietsnieuws

De zogenaamde fietsvergoeding maakt het pendelen naar het werk met de fiets nog net iets aantrekkelijker voor werkgever én werknemer. Zeker nu de fietsvergoeding deze zomer verplicht wordt voor een grote groep van de Belgische werknemers. Meer mensen zullen dus kunnen genieten van deze maatregel. Het is niet alleen een stimulans om wat vaker met de fiets naar het werk te gaan, het kan nu ook voor velen een motivatie zijn om te kiezen voor een leasefiets. In dit artikel gaan we dieper in op de fietsvergoeding, de details van de nieuwe verplichting en bekijken we de voordelen voor werkgever en -nemer.

De fietsvergoeding vandaag

Tijdens de spitsuren is 65% van de verplaatsingen voor woon-werkverkeer. Het aandeel pendelende fietsers staat nu op 18% fietsers en groeit systematisch.  Het gemiddelde van 8 dagen file per Belg slinkt dus beetje bij beetje. En dit dankzij een groeiend aantal bedrijven dat de voordelen van duurzame mobiliteit omarmen. Een belangrijke en makkelijk in te voeren stimulans is een vergoeding voor al die afgelegde woon-werk­kilometers met de fiets. 

De fietsvergoeding is een kilometervergoeding die de werkgever betaalt aan zijn personeelsleden die hun woon-werkverplaatsingen geheel of gedeeltelijk met de fiets doen. Die fietsvergoeding is in de eerste plaats bedoeld om de kosten van de fietser te dekken en wil ook de werknemers stimuleren om hun fiets vaker te gebruiken voor woon-werkverkeer. Wist je dat zo’n 80 % van de werknemers binnen een straal van 10 km rond het werk woont? Dit heeft dus erg veel potentieel. Zowel een eigen fiets, een leasefiets als een bedrijfsfiets mag gebruikt worden voor de fietsvergoeding. En ook qua type fiets is er geen onderscheid, het maakt niet uit of je naar het werk komt met een racefiets, bakfiets, elektrische fiets of een speed pedelec. 

De fietsvergoeding is een gunstmaatregel, waardoor de werkgever zelf kan beslissen of ze de fietsvergoeding toekent en wat de waarde ervan is. Enkel bedrijven waarin de fietsvergoeding nadrukkelijk is opgenomen in de sector-CAO zijn verplicht deze vergoeding toe te kennen. De fietsvergoeding is tot op zekere hoogte vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen en kan jaarlijks worden geïndexeerd. De overheid wil door middel van deze maatregel het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer aanmoedigen en inzetten op alternatieve en meer ecologische vormen mobiliteit. FOD Financiën zegt dat sinds januari 2019 het maximaal vrijgestelde bedrag 0,24 euro per kilometer is. Je kan als werkgever altijd beslissen een hoger bedrag te hanteren, maar dan is het restbedrag belastbaar als beroepsinkomsten. Indien je als werkgever wil optimaliseren, dan kies je best voor 0,24 euro per kilometer.

Vb. lndien de werkgever een fietsvergoeding uitbetaalt van 0,20 euro per kilometer, dan is deze vergoeding volledig vrijgesteld van belastingen. Wanneer de werkgever 0,30 euro per kilometer voorziet, zijn de eerste 0,24 euro vrijgesteld van belastingen. De overige 0,06 euro zijn wel belastbaar want worden beschouwd als een salaris.

 

De fietsvergoeding wordt verplicht vanaf deze zomer

Het zat er al even aan te komen, en binnenkort wordt het realiteit: Vanaf 1 juli 2020 zal het toekennen van een fietsvergoeding verplicht worden voor alle ondernemingen die werken met het algemeen paritair comité van bedienden. Opgelet, het gaat dus niet om een verplichting voor alle bedrijven en werknemers, maar wel voor zij die werken met Paritair Comité 200. Deze stelt namelijk dat alle werknemers vanaf 1 juli 2020 een fietsvergoeding krijgen van minimaal 0,10 en maximaal 0,24 euro per afgelegde kilometer. Het maximum bedrag per gewerkte dag wordt nu vastgelegd op 4 euro. Een navraag van o2o bij werkgeversorganisatie Voka Oost-Vlaanderen leert ons dat fietspendelaars met een hoger dagelijks bijeen gefietst bedrag, zich geen zorgen moeten maken: “Bedrijven mogen nog steeds meer geven dan het wettelijk vastgelegde dus in de praktijk zal er niet veel veranderen. We denken niet dat bedrijven hierdoor hun fietsvergoeding zullen verminderen. Het positieve is alvast dat door deze wettelijke aanpassing maar liefst 400.000 bedienden van deze vergoeding zullen kunnen genieten!”.

Vb. Een werknemer is tewerkgesteld onder PC 200 en het bedrijf voorziet 0,24 euro per kilometer fietsvergoeding. Wanneer de werknemer op 5 kilometer van het bedrijf woont en 20 dagen per maand met de fiets naar het werk komt, zal de maandelijkse fietsvergoeding 48 euro bedragen. (5 km x 2 ritten) x (0,24 euro) x (20 dagen)

 Vb. De partner van de werknemer uit bovenstaand voorbeeld is ook tewerkgesteld in hetzelfde bedrijf, maar werkt onder PC 100 (Aanvullend paritair comité voor arbeiders). Deze werknemer kan dus ook 48 euro per maand kilometervergoeding ontvangen, maar de werkgever is vrij om hierover te beslissen.

Voordelen van fietsvergoeding

Het meest duidelijke voordeel van een fietsvergoeding is zonder twijfel het feit dat deze fiscaal is vrijgesteld tot 0,24 euro per afgelegde kilometer én vrij is van RSZ. De werkgever kan dit bedrag inbrengen als 100% aftrekbare bedrijfskost. Hierdoor daalt de bedrijfswinst en dus ook de vennootschapsbelasting, wat een aanzienlijk voordeel met zich meebrengt voor het bedrijf. Maar er is meer. Een fietsvergoeding zorgt ook voor heel wat nieuwe impulsen op tal van andere vlakken:

  • De fietsvergoeding stimuleert werknemers om met de fiets naar het werk te gaan. En wanneer meer mensen dit doen, hoef je als bedrijf ook minder parkeerplaatsen te voorzien voor wagens. Door één klassieke parkeerplaats om te vormen tot fietsenstalling, creëer je ruimte voor maar liefst tien fietsen! Bovendien zijn investeringen in fietsinfrastructuur en fietsaccessoires 100% fiscaal aftrekbaar. o2o partner Enervest voorziet zelf fietsenstallingen met oplaadcapaciteit voor e-bikes met energie opgewekt door zonnepanelen.  
  • Investeren in duurzame mobiliteit voor je werknemers trekt niet alleen sterke medewerkers aan, maar misschien ook wel nieuwe klanten. Want klant worden, doet iedereen het liefst bij een bedrijf met een goed imago en tevreden werknemers.
  • De fietsvergoeding zorgt voor meer beweging bij de werknemers. Ze laten de auto staan, nemen de fiets en werken op die manier aan hun conditie. Uit cijfers van het Business Intelligence Team van Attentia blijkt dat fietsende medewerkers een dag minder afwezig zijn door ziekte per jaar. zijn dan collega’s die nooit met de fiets naar het werk komen. De onafhankelijke onderzoeksorganisatie TNO maakt dit zelfs concreet: gemiddeld nemen fietsers één dag minder ziekteverlof op dan hun collega niet-fietsers!
  • Fietsende werknemers komen bovendien vaker op tijd, staan minder in de file, werken productiever, verlichten de druk op het klimaat en dragen bij tot een positief en duurzaam imago voor het bedrijf.
  • Met het aanbieden van leasefietsen kan je als werkgever zelfs een streepje voor hebben bij het rekruteren. Je kan inspelen op ieders persoonlijke mobiliteitsbehoeften, wat steeds vaker een aandachtspunt wordt bij het kiezen van een nieuwe job. Niet alleen jongere mensen, maar ook mensen die dichtbij hun werk (gaan) wonen, hoeven niet altijd meer een bedrijfswagen. Een high-tech fiets waar ze hun boodschappen en kinderen mee kunnen vervoeren, al dan niet in combinatie met een abonnement voor een deelwagen, is voor vele stadsbewoners nu al de norm.

Dus niet alleen op fiscaal, maar ook op maatschappelijk vlak zijn er tal van voordelen verbonden aan het toekennen van een fietsvergoeding. Veel bedrijven die al werken met een fietsvergoeding combineren dit met het aanbieden van fietsleasing. Op die manier kunnen werknemers optimaal gebruik maken van de voordelen die de overheid voorziet.

“Onze fietsende werknemers krijgen al sinds 2006 een kilometervergoeding. Wij kiezen voor het maximum forfaitair toegelaten bedrag van 0,24 euro per kilometer. En daar reageren onze werknemers zeer positief op. We stellen vast dat zo’n vergoeding de mensen stimuleert om uit te kijken naar alternatieve vervoersmiddelen. Zeker in combinatie met de mogelijkheid om een leasefiets te nemen via het cafetariaplan” Magali Bogaert, Fleet Manager bij AG Insurance. 

Woon-werkverkeer met de fiets

De fietsvergoeding is enkel van toepassing voor de afgelegde kilometers van en naar het werk. Het bedrijf bekijkt samen met de werknemer welke de beste en veiligste route is voor de werknemer. De werkgever kan bepalen of de fietsvergoeding geldt voor een enkele woon-werkrit of ook voor de terugrit. Bovendien zou het het bedrijf er zelfs voor kunnen kiezen om meerdere heen- en terugritten per dag terug te betalen als de werknemer ook meermaals per dag van en naar het werk pendelt (bijvoorbeeld voor de middaglunch).

Traxio stelt via haar portaalwebsite Bikeform dat de fietsvergoeding ook voor dienstverplaatsingen kan worden uitbetaald, zelfs al gebeuren deze met een fiets van het bedrijf. “In dit geval is de fietsvergoeding een kost ‘eigen aan de werkgever’ die 100% aftrekbaar is, maar wel sociale lasten genereert. 

Valt een fietsvergoeding te combineren met andere mobiliteitsvergoedingen?

Een werknemer kan maar één fiscaal vrijgestelde vergoeding ontvangen voor het afgelegde woon-werktraject. Veel hangt dus af van de verschillende vormen van mobiliteit waarvoor de werkgever een vergoeding voorziet. Een werknemer die het volledige traject aflegt met de fiets, heeft recht op een fietsvergoeding. Maar wanneer een werknemer naast de fiets ook gebruik maakt van de trein, bus of (bedrijfs)wagen binnen datzelfde traject, is de fietsvergoeding niet altijd meer verplicht. Voor elk bedrijf kan deze situatie dus anders zijn.

Vb. Je kan van thuis uit naar het station fietsen, om daar per trein verder te reizen naar het werk. Indien de werkgever dit toelaat, is in deze situatie een combinatie van fietsvergoeding en een terugbetaling van het openbaar vervoer mogelijk.

Vb. Een werknemer die een bedrijfswagen heeft, kan eveneens een fietsvergoeding krijgen voor de dagen dat de woon-werkverplaatsing volledig met de fiets gebeurt.

Veerle Michiels, juridisch adviseur bij SD Worx, nuanceert in De Tijd: “Dit bedrag is niet cumuleerbaar met andere tussenkomsten voor het woon-werktraject, met uitzondering van tussenkomst voor openbaar vervoer. Een werkgever die bijvoorbeeld tussenkomt in de kosten via terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen, of door betaling van een vergoeding voor het gebruik van de eigen wagen, is dus niet verplicht de fietsvergoeding te betalen.”

Hoe weet je als werkgever hoeveel kilometers er gefietst worden?

Het is niet evident om als werkgever het exact aantal afgelegde kilometers van alle werknemers te achterhalen. Bovendien is de registratie van deze woon-werkkilometers ook niet wettelijk geregeld. De website van de FOD Financiën stelt het volgende:

“Om uw gebruik van de fiets te bewijzen, gelden de gewone bewijsmiddelen met uitzondering van de eed. Die bewijzen kunnen bestaan uit een ticket van een bewaakte fietsenstalling, een vermoeden, een getuigenis …” Om alles overzichtelijk en praktisch te regelen, kiezen veel bedrijven ervoor om de werknemer eenmalig een verklaring op eer te laten ondertekenen waarin hij of zij vermeldt met welke frequentie er gefietst wordt en hoeveel kilometers het woon-werktraject bedraagt. Indien je als bedrijf werkt met een vorm van elektronische toegangscontrole, kan je natuurlijk elke fiets in de fietsenstalling gaan registeren, wat bijdraagt tot een meer geïndividualiseerd beheer van alle fietsvergoedingen.

Tip: Meer ‘digitale’ bedrijven gebruiken soms al apps (bv OfficeVibes of Polly) waarmee ze de medewerkers bevragen naar hun werkbeleving. In enkele klikken heb je een overzicht van iemands welzijn en kan je vroeg redenen tot demotivatie spotten. Een extra wekelijkse vraag over het aantal afgelegde fietskilometers kan zo automatisch gecommuniceerd worden naar de loonadministratie.  

Fietsvergoeding + Fietsleasing = een ideale combinatie

De vernieuwing van Paritair Comité 200 zal ongetwijfeld een impact hebben op het aantal mensen dat met de fiets naar het werk rijdt. De overheid trekt duidelijk de kaart van de alternatieve mobiliteit. Het toekennen van een fietsvergoeding is niet het enige fiscale voordeel waar bedrijven en werknemers gebruik van kunnen maken. Ook het aanbieden van een leasefiets aan de werknemers wordt gestimuleerd door de overheid. En de combinatie van beide lijkt voor veel mensen een interessante keuze te zijn. Anders dan bij een bedrijfswagen, is het voordeel alle aard volledig vrijgesteld van RSZ en belastingen. Hierdoor genieten de werknemers van een krachtig financieel voordeel zonder dat de loonkost voor de werkgever stijgt. 

Bronnen: FOD Financiën, Bikeform/Traxio, De Tijd, Attentia, Fietsersbond, Previdis, Duurzame-Mobiliteit.be

Vond je dit artikel interessant?

Wie weet heeft jouw netwerk er ook wat aan! Deel dit artikel en inspireer anderen met handige tips en advies rond duurzame mobiliteit.

Terug naar fietsnieuws

Ben je op zoek naar een fietsleasingpartner die je zorgen wegneemt, een duidelijk fietsbeleid uitwerkt en een vlekkeloze fietsleasingservice voorziet voor je werknemers?