Einde contract

  • Einde van een leasecontract door afloop van de huurtermijn
    Je beheert het einde van een contract volledig in myo2o Fleet & HR. De communicatie met en goedkeuring door de werknemer gebeurt volautomatisch via myo2o Biker.
    Hieronder vind je een kort overzicht van de verschillende stappen en mogelijkheden.

    Stap 1: opvragen keuze overname of teruggave aan o2o bij werknemer

    • o2o vraagt 120 dagen voor het einde van het contract via e-mail bij de werknemer of de fiets zal overgenomen worden of teruggegeven worden aan o2o.
    • We brengen HR per e-mail op de hoogte van het naderende einde.

    Stap 2: de werknemer geeft keuze door

    • Via myo2o Biker krijgt de werknemer een overzicht van de overnameprijs en de voorwaarden om de fiets terug te geven aan o2o.
    • De werknemer geeft de keuze voor overname of teruggave door en bevestigt finaal via een digitale handtekening.
    • De werknemer ontvangt meerdere reminders als we geen antwoord krijgen. Komt er geen antwoord, dan ontvang je als HR een mailtje met de vraag de keuze na te vragen bij de werknemer en zelf in te geven via myo2o Fleet & HR.
    • Ontvangen we 14 dagen voor de afloop van het contract geen antwoord, dan kan o2o de fiets niet ophalen en verkopen we de fiets aan de werkgever.
    Wil je als HR de status opvolgen of de gegevens invullen in naam van je werknemer, dan kan dat via myo2o Fleet & HR.
    Ga hiervoor in myo2o Fleet & HR naar het orderdetail en scroll onderaan door naar de rubriek 'Einde contract':

    Stap 3: o2o regelt de facturatie of de ophaling

    De werknemer volgt de status van het einde contract op via myo2o Biker.
    Eén maand voor het einde van het contract:
    • ontvangt de werknemer de factuur wanneer de fiets wordt overgenomen
    • contacteert de overnamepartner (Decathlon) de werknemer om een datum en plaats voor de ophaling af te spreken. De fiets halen we pas op na het einde van het contract.

    Stap 4: het contract stopt

    • Op de einddatum van het contract stopt de overeenkomst.
    • Wanneer de fiets teruggaat naar o2o, halen we de fiets op bij de werknemer op de afgesproken plaats en tijdstip.
    • Het niet opgebruikte servicebudget van de fiets dragen we over naar het nieuwe fietslease order van de werknemer.

    Verdere vragen?

    In deze flowchart vind je een overzicht van alle mogelijke mails die we verzenden naar jou en de werknemer. Je kan deze mails ook in detail bekijken door te klikken op de groene of blauwe knop.
  • Hoe beëindig je een fietsleasecontract vroegtijdig?
    Je beheert het vroegtijdig einde van de fietsleasecontracten volledig in myo2o Fleet & HR. De communicatie met en goedkeuring door de werknemer gebeurt volautomatisch via myo2o Biker.
    Hieronder vind je een kort overzicht van de verschillende stappen en mogelijkheden.

    Stap 1: start een voorstel voor een vroegtijdig einde

    • Ga naar het actieve order van de werknemer dat je wil beëindigen in myo2o Fleet & HR.
    • Onderaan in het orderdetail, klik je in de rubriek 'Contract beëindigen' op de knop 'Start vroegtijdig einde'.

     

    Stap 2: configuratie van het voorstel

    • Je kiest een datum waarop het contract vroeger stopt.
    • Je activeert één of meerdere mogelijke bestemmingen voor de fiets: gaat de fiets terug naar o2o, naar de werknemer of naar de werkgever? De optie van overname door de werknemer of teruggave aan o2o, kan je overlaten aan de werknemer. Deze keuze vragen we bij de werknemer op via myo2o Biker.
    • Je ziet welke kosten er bij elke mogelijkheid van toepassing zijn en aan wie ze volgens het fietsbeleid zijn toegewezen. Je kan deze kosten indien gewenst anders verdelen.

    Stap 3: confidentialiteit

    • Je kan dit voorstel confidentieel houden om het later persoonlijk met de werknemer te bespreken en te laten ondertekenen. Bijvoorbeeld bij een gedwongen ontslag.
    • Of je kiest voor het niet confidentieel houden en maximale automatisatie. Hierbij informeren we de werknemer via myo2o Biker en geeft de werknemer de keuze van de bestemming van de fiets en handtekening door via myo2o Biker.

    Stap 4: addendum en handtekeningen

    • Op basis van de gemaakte keuzes maken we het addendum voor het vroegtijdig beëindigen van het contract op.
    • Indien gekozen voor niet-confidentieel, kan de werknemer zelf tekenen via myo2o Biker
    • Jij kan altijd zelf het ondertekende addendum uploaden in naam van de werknemer via myo2o Fleet & HR.
    • Indien nodig controleert o2o nog even het getekende document.
     
    Hebben we het ondertekende document tijdig ontvangen? Top! Dan wordt het contract beëindigd.
    Opgelet! Ten laatste 7 dagen voor de gewenste einddatum dienen alle stappen van dit vroegtijdig einde contract afgerond te zijn. Zijn de stappen niet tijdig afgerond, dan start je gewoon een nieuw voorstel op.
     
    In deze flowchart vind je een gedetailleerd overzicht van alle mogelijkheden en de mails die we verzenden naar jou en de werknemer.
    Of zie de tool in actie via dit demofilmpje.
     
     
     
     
     
  • Einde van een servicecontract voor een fiets aangekocht door het bedrijf
    Voor een fiets die aangekocht is door het bedrijf, is er geen leasecontract.
    • Vaak heb je dan als bedrijf zelf een afbetalingsplan opgemaakt.
    • o2o levert enkel de fietsservices zoals schadeverzekering en pechverhelping.
    Bij afloop van de huurtermijn, stoppen ook deze fietsservices. De werknemer ontvangt 60 dagen voor de einddatum een mail van o2o. In deze mail
    • vermelden we dat de fietsservices stoppen binnen 60 dagen.
    • vragen we om contact op te nemen met HR om de overname of teruggave van de fiets te regelen.

    Wil je het servicecontract vroegtijdig stoppen?

    Ga hiervoor in myo2o Fleet & HR naar het orderdetail en scroll onderaan door naar de rubriek 'Einde contract'. Via de knop 'Vroegtijdig einde' maak je het document op om het contract te beëindigen.    

myo2o Biker online tool

  • Welke informatie vinden mijn medewerkers allemaal terug in myo2o Biker
    Wil je zelf de mogelijkheden ontdekken van myo2o Biker? Dan maak je voor  jezelf het best een account aan. Hieronder vind je de informatie die je kan terugvinden in de verschillende tabbladen.

    Kick-off zone

    • o2o video's met extra info over fietslease en de bijhorende services
    • Het fietsbeleid indien opgeladen
    • Indien gewenst kunnen eigen gemaakte filmpjes ook opgeladen worden. Vraag meer info via info@o2o.be

    Jouw fietsen

    • Een overzicht van al de orders inclusief alle relevante informatie per order en de details van de bestelstatus.

    Bestel je fiets

    • Fietswijzer: Helpt je te vinden welke technische eigenschappen van een fiets voor jou belangrijk zijn.
    • Vind je fietshandelaar
    • Vraag digitaal jouw offerte aan bij jouw fietshandelaar
    • Simuleer je bijdrage en bestel

    Services

    Pech onderweg, schade, garantie problemen, diefstal, vervangfiets, .... alle informatie over de geactiveerde services vind de medewerker daar terug. Meer details over de werking en algemene voorwaarden van de services vind je op deze pagina.

    Veelgestelde vragen

    Antwoorden op veelgestelde vragen (start, contract, einde contract, wat bij, ...) kan je hier terugvinden.

    Account instellingen

    Beheren van de persoonlijke gegevens.

Facturatie en Finance

  • Welke informatie vind ik terug op de maandelijkse factuur?

    Kop van de factuur

    Naast de algemene Bedrijfsgegevens van jou en van o2o kan er volgende informatie terug gevonden worden:
    • PO-nummer, indien ingegeven in myo2o Fleet & HR
    • Maand waarop de factuur van toepassing is

    Factuurlijnen

    Op alle lijnen in de maandelijkse factuur kan volgende informatie terug gevonden worden:
    • Order-ID
    • Beschrijving fiets
    • Kostenplaats en personeelsnummer indien ingevuld in myo2o Fleet & HR
    • Verwijzing naar de maand waarop deze lijn van toepassing is.
    • Naam & voornaam van de medewerker indien dit aangevinkt is bij het tabblad facturatie.
    De maandelijkse facturen zijn opgebouwd uit verschillende type factuurlijnen. Per type factuurlijn is er volgende extra informatie terug te vinden:
    • Huurlijn voor nieuw startend order
      • Startdatum contract
      • Maandelijkse huurprijs
      • Prorata berekening startdatum tov maandduur
      • Kost voor de opmaak van addenda (= optioneel)
    • Huurlijn van een doorlopend order
      • Maandelijkse huurprijs
    • Huurlijn van een einde-contract order
      • Einddatum contract
      • Maandelijkse huurprijs
      • Prorata berekening einddatum tov maandduur
    • Overname fiets
      • Overnameprijs fiets
      • Framenummer fiets
    • Verbrekingsvergoeding
      • Verbrekingsvergoeding
    • Franchise (wordt bijna altijd rechtstreeks met medewerker afgehandeld)
      • Start contract
      • Einde-contract
      • Franchise bedrag

    Link naar map met voorbeeldfactuur

    https://drive.google.com/open?id=1smM0VGugkDsq_hDWxBFUUht73R683j3S

     
     
  • Hoe kan ik een factuur in Excel bekomen?

    Hoe kan ik een factuur in Excel bekomen

    Facturen worden standaard verzonden via mail in PDF en UBL2.0.
    Op aanvraag kan er ook gefactureerd worden via Peppol.
    UBL 2.0 facturen zijn XML bestanden die via Excel kunnen geopend worden.
    Indien dit bestand niet standaard herkend worden door Excel, kan je dit bestand openen door eerst Excel te openen en vanuit Excel dit bestand te selecteren.
     
     
  • Hoe helpt o2o mij te voldoen aan de vereisten omtrent IFRS?
    Om aan de vereisten van IFRS te kunnen voldoen, is het noodzakelijk te weten welk deel van de huurprijs gerelateerd is aan de afbetaling van de fiets, welk deel gerelateerd is aan de services en wat de restwaarde is van de fiets bij het einde van het contract.
    Deze waarden zijn terug te vinden in de Excel export die kan gedownload worden bij het tabblad orders.
    De kolommen hebben volgende titels:
    • IFRS - Huur + rente fiets en toebehoren excl. BTW
    • IFRS - Bedrag services excl. BTW
    • IFRS - Restwaarde fiets en toebehoren excl. BTW
  • Overzicht fiscaliteit fietsleasing en info voor facturatie
    De overheid voorziet fiscaal interessante maatregelen, waardoor bedrijven hun medewerkers kunnen stimuleren om vaker met de fiets naar het werk te komen. We zetten alle fiscale voordelen van fietsleasing graag op een rijtje:
    • Voordeel van alle aard (= VAA): voor het gebruik van een bedrijfsfiets betaal je geen VAA. Deze fiscale vrijstelling geldt enkel wanneer je medewerker de bedrijfsfiets inzet voor woon-werkverkeer.
    • RSZ-bijdragen: wanneer je medewerker een bedrijfsfiets gebruikt voor woon-werkverkeer, betaal je geen RSZ-bijdrage.
    • Fietsvergoeding: voor elke rit dat de werknemer met zijn bedrijfsfiets van of naar het werk rijdt, kiest de werkgever er wel of niet voor om een kilometervergoeding te betalen. Ook op die vergoeding betaal je geen belastingen en RZS-bijdragen.
    • Kosten fiscaal aftrekbaar: voor de werkgever zijn de kosten van de bedrijfsfiets 100% fiscaal aftrekbaar wanneer de werknemer de fiets gebruikt voor woon-werkverkeer of werkverplaatsingen. Ook de niet recupereerbare BTW kan je in dit geval 100% als kost inbrengen.
    • Recuperatie van de BTW: de BTW is enkel aftrekbaar voor het percentage dat je werknemer de fiets gebruikt voor zuiver werk-gerelateerde verplaatsingen. Wanneer je werknemer de fiets beroepstechnisch enkel gebruikt voor woon-werkverkeer, is de BTW dus niet recupereerbaar.
    Wil je graag meer info? Check zeker dit interessant overzicht over alle fiscale voordelen van fietsleasing.