Geüpdatet op: april 2024
Bij o2o hechten we naast het aanbieden van hoogwaardige fietsleasing ook belang aan de bescherming van uw privacy. Deze privacyverklaring ("Privacyverklaring") is van toepassing op alle verwerkingsactiviteiten van o2o (zoals hieronder gedefinieerd) als verwerkingsverantwoordelijke.
Lees deze Privacyverklaring samen met onze Cookieverklaring en onze Algemene Voorwaarden. o2o kan deze Privacyverklaring in de toekomst bijwerken: de laatste versie is altijd te vinden op onze Website (zoals hieronder gedefinieerd).
U kunt onze gearchiveerde Privacyverklaring(en) in pdf-formaat hier vinden.
Als gevolg van bijvoorbeeld uw commerciële relatie of recent contact met o2o of als gevolg van een bezoek aan of actie op onze "Website" (www.o2o.be), kunnen wij persoonsgegevens over u of, indien u een onderneming bent, uw werknemers | vertegenwoordigers ("uw persoonsgegevens") verzamelen, opslaan en anderszins verwerken.
Deze Privacyverklaring beschrijft (i) hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, behandelen en opslaan; (ii) de rechten die u kunt uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens; en (iii) de maatregelen die wij nemen om deze te beschermen en om uw persoonsgegevens te beveiligen.
o2o respecteert uw privacy en wij streven er altijd naar om te handelen in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, zoals (niet-limitatief): (i) de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 ("AVG"); (ii) de Belgische Privacywet van 30 juli 2018; (iii) de ePrivacy Richtlijn 2002/58/EG van 12 juli 2002, met inbegrip van toekomstige wijzigingen en herzieningen daarvan; en/of (iv) (toekomstige) nationale wetgeving met betrekking tot de implementatie van de AVG (samen: "Privacywetgeving").
Om je aan te melden bij onze myo2o Biker tool hebben we minimum enkele gegevens van je nodig. Wat willen we van je weten?
Wij zijn o2o BV, met maatschappelijke zetel te Henri Farmanstraat 40, 9000 Gent, België, RPR Gent, afdeling Gent, met als ondernemingsnummer 0647.826.178 ("o2o" of "wij | ons")
o2o, als eigenaar of hoofdhuurder, verhuurt leasefietsen aan de werkgever, die deze ter beschikking stelt aan zijn werknemers zoals beschreven en vertegenwoordigd via www.o2o.be, en daarnaast is o2o aanbieder van de bijbehorende online diensten via het Myo2o Platform ("Dienst"). Zij is bovendien eigenaar van de Website.
In het licht van de Privacywetgeving, zal o2o optreden als verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens voor de doeleinden beschreven in deze Privacyverklaring. Dit betekent dat wij de controle hebben over (en dus verantwoordelijk zijn voor) uw persoonsgegevens.
Voorafgaandelijke opmerking:
Als je deze Privacyverklaring leest als werknemer van een werkgever dat vertrouwt op o2o voor de ter beschikking stelling van een leasefiets voor werknemers, let dan op het volgende:
(II) In principe moet de werkgever (zijnde onze klant) worden beschouwd als de verwerkersverantwoordelijke (aangezien de werkgever heeft besloten om te vertrouwen op o2o voor de ter beschikking stelling van een leasefiets (via het cafetariaplan, brutoloonruil of de eindejaarspremie, etc.). Om gebruik te maken van de Diensten van o2o (en uw account op het Myo2o Platform te activeren), heeft de werkgever ons een aantal van uw persoonlijke gegevens verstrekt (bijvoorbeeld naam, functie, etc.). In dat geval treedt o2o op als verwerker van de werkgever.
Voor meer informatie over hoe we uw persoonsgegevens verwerken als een verwerker, kunt u ons Gegevensverwerkingsbeleid raadplegen.
(III) Desalniettemin, in sommige uitzonderlijke gevallen met betrekking tot o2o voor werkgevers, zal o2o optreden als uw verwerkingsverantwoordelijke.
Welke persoonsgegevens wij verzamelen, opslaan en anderszins verwerken en het doel waarvoor wij deze gegevens verwerken, kan verschillen afhankelijk van uw relatie met o2o. In het bijzonder onderscheiden wij vijf verschillende scenario's:
❑ U bent aan het browsen op onze Website;
❑ U wenst updates en nieuwsbrieven met betrekking tot o2o diensten en producten te ontvangen;
❑ U bent een prospect en/of zoekt een commerciële relatie met o2o;
❑ Uw onderneming is een actieve klant van o2o en/of u bent een geautoriseerde gebruiker/fietser van het Myo2o Platform; of,
❑ U bent | uw onderneming is een partner of een leverancier van o2o.
Doel: Verzenden van informatiedocument met betrekking tot fietsleasing via o2o
Persoonsgegevens:
☐ Voornaam
☐ Achternaam
☐ Telefoonnummer
☐ E-mailadres (persoonlijk/zakelijk)
☐ Naam van onderneming
☐ Aantal werknemers
☐ Functie
Rechtsgrond: Toestemming
Bewaartermijn: Tot één (1) jaar na uw contact met o2o
Doel: Om eventuele vragen te beantwoorden en/of een gesprek aan te knopen
Persoonsgegevens:
☐ Voornaam
☐ Achternaam
☐ Telefoonnummer
☐ E-mailadres (persoonlijk/zakelijk)
☐ Status: werknemer/HR/fietshandelaar
Rechtsgrond: Toestemming
Bewaartermijn: Tot één (1) jaar na uw contact met o2o
Wanneer u op onze Website surft, kunnen wij ook uw persoonsgegevens verzamelen via cookies die op uw apparaat(en) zijn opgeslagen om de werking van de Website te optimaliseren. Raadpleeg onze Cookieverklaring voor meer informatie.
Doel: Het verstrekken van meer informatie over (nieuwe functies van) het Myo2o Platform, onze diensten of gerelateerde producten/diensten (o.a. events, gebruik van testvloot, etc.)
Persoonsgegevens:
☐ Voornaam
☐ Achternaam
☐ E-mailadres (persoonlijk/zakelijk)
Rechtsgrond: Toestemming
Bewaartermijn: Totdat u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van persoonsgegevens voor dit doel (cfr. Sectie 8 – “recht van bezwaar”)
Doel: Meeting opzetten om meer (persoonlijke) informatie te verkrijgen over fietsleasing via o2o voor uw onderneming
Persoonsgegevens:
☐ Voornaam
☐ Achternaam
☐ Telefoonnummer
☐ E-mailadres (persoonlijk/zakelijk)
☐ Naam van onderneming
Rechtsgrond: Toestemming
Bewaartermijn: Tot u hebt gevraagd niet langer door o2o gecontacteerd te worden of tot één (1) jaar na uw laatste contact met o2o
Doel: Kwaliteitsgesprekken voeren (via mail, telefoon of sociale media kanalen) waarin o2o meer informatie geeft over haar diensten
Persoonsgegevens:
☐ Voornaam
☐ Achternaam
☐ Telefoonnummer
☐ E-mailadres (persoonlijk/zakelijk)
☐ Naam van onderneming
☐ Functie
☐ Aantal werknemers
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: Tot u hebt gevraagd niet langer door o2o gecontacteerd te worden of tot één (1) jaar na uw laatste contact met o2o
Doel: Een overzicht krijgen van de deelnemers aan het evenement, alsook follow-up communicatie na het evenement
Persoonsgegevens:
☐ Voornaam
☐ Achternaam
☐ Telefoonnummer
☐ E-mailadres (persoonlijk/zakelijk)
☐ Naam van onderneming
Rechtsgrond: Toestemming
Bewaartermijn: Tot u hebt gevraagd niet langer door o2o gecontacteerd te worden of tot één (1) jaar na uw laatste contact met o2o
Doel: Organiseren van een event om fietsen te testen en een overzicht krijgen van de deelnemers aan het evenement, alsook follow-up communicatie na het evenement
Persoonsgegevens:
☐ Voornaam
☐ Achternaam
☐ Telefoonnummer
☐ Lichaamslengte (*)
☐ E-mailadres (persoonlijk/zakelijk)
☐ Naam van onderneming
☐ Geboortejaar
Rechtsgrond: Toestemming
Bewaartermijn: Tot u hebt gevraagd niet langer door o2o gecontacteerd te worden of tot één (1) jaar na uw laatste contact met o2o
(*) Opdat u een gepaste fiets kan testen, vragen wij uw lichaamslengte na voor deelname aan het testevent.
Gelieve er rekening mee te houden dat uw werkgever de verwerkingsverantwoordelijke is voor alle persoonsgegevens die worden verstrekt of ingediend bij o2o door uw werkgever tijdens het gebruik van de Diensten / Myo2o Platform. In een dergelijk geval faciliteert o2o slechts de Dienst / Myo2o Platform. Raadpleeg in dat licht ons Gegevensverwerkingsbeleid.
Doel: Opmaken van (bijkomende) bestellingen voor het gebruik van de diensten van o2o
Persoonsgegevens:
☐ Voornaam
☐ Achternaam
☐ Telefoonnummer
☐ E-mailadres (persoonlijk/zakelijk)
☐ Naam van onderneming
☐ Functie
☐ Rijbewijs: ja of nee (*)
☐ Vrijwillig verstrekte informatie
Rechtsgrond: Noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst
Bewaartermijn: Tot één (1) jaar na de beëindiging van de commerciële relatie tussen uw onderneming en o2o
(*) in geval van speed pedelec, dient o2o te weten of u al dan niet in het bezit bent van een geldig rijbewijs. Wij verwerken hierbij geen specifieke gegevens van uw rijbewijs.
Doel: Aanmaken en instellen van een account op het Myo2o Platform voor fietsers, HR managers en/of fietshandelaars
Persoonsgegevens:
☐ Voornaam
☐ Achternaam
☐ E-mailadres (persoonlijk/zakelijk)
☐ Personeelsnummer
☐ Naam van onderneming
☐ Login
☐ Wachtwoord
☐ Voorkeurstaal
Rechtsgrond: Noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst
Bewaartermijn: Tot één (1) jaar na de beëindiging van de commerciële relatie tussen uw onderneming en o2o
Doel: Voorbereiden van facturen voor het gebruik van de diensten van o2o
Persoonsgegevens:
☐ Voornaam
☐ Achternaam
☐ Adres
☐ E-mailadres (persoonlijk/zakelijk)
☐ Naam van onderneming
☐ BTW nummer
☐ Rekeningnummer (IBAN)
Rechtsgrond: Noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst
Bewaartermijn: Tot één (1) jaar na de beëindiging van de commerciële relatie tussen uw onderneming en o2o
Doel: Communicatie met en ondersteuning van klanten (en fietsers) mogelijk maken via customer support
Persoonsgegevens:
☐ Voornaam
☐ Achternaam
☐ Telefoonnummer
☐ E-mailadres (persoonlijk/zakelijk)
☐ Adres
☐ Voorkeurstaal
☐ Naam van onderneming
☐ Functie
☐ Vrijwillig verstrekte informatie
☐ IP-adres
Rechtsgrond: Noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst
Bewaartermijn: Tot één (1) jaar na de beëindiging van de commerciële relatie tussen uw onderneming en o2o
Doel: Communiceren in het kader van onze commerciële relatie
Persoonsgegevens:
☐ Voornaam
☐ Achternaam
☐ Telefoonnummer
☐ E-mailadres
☐ Naam van onderneming
☐ Functie
☐ Vrijwillig verstrekte informatie
Rechtsgrond: Noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst
Bewaartermijn: Voor de duur van uw commerciële relatie met o2o en in ieder geval overeenkomst de eventueel met o2o gesloten (verwerkings)overeenkomsten
Doel: Betalen van facturen voor de geleverde diensten (incl. communicatie hieromtrent)
Persoonsgegevens:
☐ Voornaam
☐ Achternaam
☐ Telefoonnummer
☐ E-mailadres
☐ Rekeningnummer (IBAN)
☐ Adres
☐ Naam van onderneming
☐ Functie
☐ BTW nummer
Rechtsgrond: Noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst
Bewaartermijn: Voor de duur van uw commerciële relatie met o2o en in ieder geval overeenkomst de eventueel met o2o gesloten (verwerkings)overeenkomsten
Meer informatie over de toepasselijke grondslag voor elk van de genoemde verwerkingsactiviteiten vindt u in Sectie 3 hierboven.In het geval dat de rechtsgrond voor de verwerking een gerechtvaardigd belang is, zal o2o altijd (i) beoordelen of dit in verhouding staat tot het doel waarvoor uw persoonsgegevens zijn verzameld en gebruikt; en, (ii) rekening houden met uw redelijke verwachtingen en zorgen voor een evenwicht met uw fundamentele rechten en vrijheden. Indien wij dit niet kunnen garanderen, zullen wij stoppen met het opslaan | gebruiken van uw persoonsgegevens of zullen wij een nieuwe rechtsgrond vaststellen.
Meer informatie over de toepasselijke bewaartermijnen voor elk van de genoemde verwerkingsactiviteiten vindt u in Sectie 3 hierboven.
O2o zal uw persoonsgegevens niet aan derden verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is om de in deze Privacyverklaring beschreven doeleinden te realiseren. In dit verband kunnen (sommige van) uw persoonsgegevens worden verstrekt aan derde partijen (“Sub-verwerkers”):
Uiteraard hebben wij ervoor gezorgd dat de nodige overeenkomsten of soortgelijke juridisch bindende afspraken zijn opgesteld om te waarborgen dat deze derden uw persoonsgegevens behandelen in overeenstemming met de Privacywetgeving (bv. artikel 28 AVG). Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven:
In het geval dat een van de Sub-verwerkers of andere ontvangers zich in een land buiten de Europese Economische Ruimte bevindt, zal o2o ervoor zorgen dat een of meer van de opgesomde door de EU goedgekeurde waarborgen van kracht zijn:
De Privacywetgeving (bv. AVG) geeft u bepaalde rechten over uw persoonlijke gegevens ten opzichte van o2o. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via privacy@o2o.be, zoals aangegeven in Sectie 11.
Toegang: u kunt vragen om bevestiging of er al dan niet persoonsgegevens die op u betrekking hebben, worden verwerkt. Als dat het geval is, kunt u ons vragen u een kopie van uw persoonsgegevens te geven. Wij kunnen u een kleine vergoeding vragen voor deze dienst;
Rechtzetting: u kunt ons vragen om informatie die volgens u onjuist of onvolledig is, te corrigeren of aan te vullen;
Wissen: u kunt ons vragen om, onder bepaalde voorwaarden, uw persoonsgegevens te wissen. Wij wijzen u erop dat in deze context bepaalde diensten niet meer toegankelijk zullen zijn en/of niet meer kunnen worden verleend.
Bezwaar: u kunt onder bepaalde voorwaarden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.
Beperking van verwerking: u kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, tenzij wij gerechtvaardigde belangen hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens die zwaarder wegen dan uw belangen.
Dataportabiliteit: u kunt ons vragen uw persoonsgegevens onder bepaalde voorwaarden aan een andere organisatie over te dragen, of rechtstreeks aan u in een gangbaar gestructureerd formaat dat door een automatisch apparaat kan worden gelezen.
Updates | Nieuwsbrieven. Indien u geen van onze o2o communicatie meer wenst te ontvangen, kunt u bezwaar maken tegen deze direct marketing communicatie door contact op te nemen met ons via privacy@o2o.be. Na ontvangst van uw bezwaar zullen wij stoppen met het verwerken van uw persoonsgegevens voor o2o communicatie. Dit gebeurt kosteloos.
o2o verbindt zich ertoe redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen om (i) ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens, en (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens te voorkomen.
Niettegenstaande bovenstaande technische en organisatorische maatregelen, de controles die zij uitvoert en de acties die zij in dit kader voorstelt, kan een onfeilbaar niveau van beveiliging niet worden gegarandeerd. Aangezien geen enkele methode van overdracht of verzending via het internet, noch enige methode van elektronische opslag 100% veilig is, zijn wij niet in staat absolute beveiliging te garanderen.
Tenslotte zal de beveiliging van uw account ook gedeeltelijk afhangen van de vertrouwelijkheid en complexiteit van uw wachtwoord. o2o raadt u dan ook ten sterkste aan om, indien u constateert dat iemand zich toegang heeft verschaft tot uw account, onmiddellijk uw wachtwoord te wijzigen en contact met ons op te nemen.
Wij hebben het recht om deze Privacyverklaring bij te werken door een nieuwe versie op de Website te plaatsen, waarbij wij de revisiedatum bovenaan deze Privacyverklaring zullen vermelden. Als zodanig is het sterk aanbevolen om regelmatig de Website en de pagina met de Privacyverklaring te raadplegen, om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van de meest recente versie en eventuele wijzigingen.
Kennisgevingen in het kader van deze Privacyverklaring (zoals het uitoefenen van uw rechten als betrokkene) en/of vragen of opmerkingen over de bepalingen van deze Privacyverklaring moeten worden gericht aan privacy@o2o.be.
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan of anderszins behandelen of beveiligen? Het spijt ons dat te horen en wij zijn bereid alle maatregelen te nemen om deze situatie te verhelpen. Neemt u alstublieft contact met ons op zoals hierboven aangegeven.
U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (d.w.z. de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of de gegevensbeschermingsautoriteit van (i) uw woonplaats of (ii) uw werkplaats) indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de Privacywetgeving. U kunt een e-mail sturen naar de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit op contact@apd-gba.be of een ander e-mailadres dat door de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit wordt verstrekt (http://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/contact).
U kan onze Cookieverklaring hier raadplegen. U kan ons Gegevensverwerkingsbeleid hier raadplegen.