Safety first: zo kies je voor een security-minded fietsleasepartner

Je zet je fiets toch ook altijd op slot? Net zoals je ook kiest voor een fietsleasepartner die je gegevens beveiligt… Toch? Nog té vaak staat databeveiliging niet op de HR-checklist voor fietsleasepartners. En dat is riskant. Met deze drie vragen kies je een partner die veiligheid wél serieus neemt.

In de zoektocht naar een fietsleasepartner kijken veel bedrijven naar de klassieke criteria. Neemt het leasebedrijf veel werk uit handen? Kunnen werknemers kiezen uit veel verschillende fietsen? Zit de payroll eenvoudig in elkaar?

Één cruciale factor wordt daarbij nog te vaak vergeten: security. Concreter: gegevens-, systeem- en toegangsbeveiliging. Terwijl security even belangrijk is als de andere criteria. 

Drie redenen waarom databeveiliging belangrijk is 

1. Je voorkomt dat gevoelige gegevens lekken

Ga maar eens na hoeveel gevoelige gegevens je deelt met een leasepartner. E-mailadressen, namen, telefoonnummers, facturatiegegevens, contractinformatie, personeelsnummers, loonparameters… Informatie waarvan je absoluut niet wil dat deze in verkeerde handen belandt. Goede gegevensbeveiliging is dus geen luxe, maar een must.

2. Je voorkomt misbruik van accounts en toegangen

Wat als een voormalig HR-medewerker nog personeelsgegevens kan inzien? Of erger: dat iemand via een gehackt account fietsen bestelt op het leaseplan van je organisatie? Sterke toegangsbeveiliging voorkomt zo’n scenario’s.

3. Je voorkomt hacks en datalekken

Niet alleen je systemen moeten veilig zijn, ook die van de leasepartij. Want als zij gehackt worden, lekken je gegevens en die van je werknemers mee. De gemiddelde kost van een datalek is 4,44 miljoen euro. En dan hebben we het nog niet over de imagoschade, wantrouwige klanten en boze werknemers.

Kies voor een veilige partner met deze drie vragen 

Je snapt het: je wil een partner die gegevens-, systeem- en toegangsbeveiliging serieus neemt. Maar hoe check je dat? Door deze drie vragen te stellen.

Check 1: Hoe zorgen jullie als leasepartner dat medewerkers veilig omgaan met onze bedrijfsdata?

Waarom stel je deze vraag?
‍Hackers mikken niet alleen op technologie, maar ook op mensen. Medewerkers ontvangen een nepmail van ‘de CEO’, een ‘dringend’ betaalverzoek, een valse supportvraag met een ‘belangrijke’ link. Dat heet social engineering en is een veelvoorkomende hackingmethode. Daarom wil je weten hoe een leasepartner eigen medewerkers traint om veilig met data om te gaan.

Welk antwoord wil je krijgen?
‍Je wil dat de leasepartner medewerkers bewust maakt van de gevaren en concreet kan uitleggen hoe ze dit doen. Dit zijn al goede acties:

• Periodieke trainingen zodat elke medewerker weet hoe ze verdachte situaties herkennen en aanpakken. ‍
• Gesimuleerde aanvallen waarbij het bedrijf zelf nep-phishingmails rondstuurt naar medewerkers, om te zien wie erop klikt. Zo weten ze wie extra training nodig heeft en blijft iedereen scherp.

Check 2: Hoe beveiligen jullie als leasepartner toegang tot jullie tools?

Waarom stel je deze vraag?
‍De leasepartner biedt tools aan voor HR en medewerkers om alles rond fietsleasing te regelen. Wil je je data veilig houden, dan moet de toegang tot die tools ook veilig zijn. Een wachtwoord alleen is vandaag niet genoeg. Je wil dat accounts extra beschermd zijn én dat je toegangen makkelijk en goed kan beheren. Dat lukt door accounts in lagen te beschermen. Alleen zo is gevoelige informatie beschermd tegen ongeautoriseerde toegang, diefstal en misbruik, en voorkom je cyberaanvallen en datalekken.

Welk antwoord wil je krijgen?

• Je wil dat de leasepartner MFA aanbiedt. MFA staat voor multi-factor authenticatie en voegt een extra beveiligingslaag toe. Zelfs als een wachtwoord lekt, blijft een account beschermd.
• Je wil dat de leasepartner SSO ondersteunt. SSO staat voor single sign-on: medewerkers melden zich één keer aan via een vertrouwd portaal (zoals Google, Microsoft of je eigen portaal) en krijgen automatisch toegang tot alle relevante systemen. Zo blijft de volledige controle over toegangen, rechten en beveiligingsregels bij je IT-afdeling, en niet (alleen) bij de leasepartner. 

Check 3: Hoe beveiligen jullie als leasepartner onze bedrijfsdata in jullie systemen? 

‍Waarom stel je deze vraag?
‍Goed getrainde medewerkers en sterke toegangsbeveiliging zijn een stevige basis. Maar wat gebeurt er met je data als die in de systemen van de leasepartner zitten? Je gevoelige gegevens mogen niet lekken, zichtbaar zijn voor de buitenwereld of verloren gaan. Een betrouwbare partner beschermt data op elk moment: tijdens opslag, tijdens verwerking én tijdens uitwisseling. 

Welk antwoord wil je krijgen?
‍Je zoekt een partner die concreet kan aantonen dat data structureel en volgens best practices beveiligd zijn. Het zijn sterke signalen als de fietsleasepartner:

• Data versleutelen tijdens verzending én in opslag.
• Toegang beheert volgens ‘least privilege’: medewerkers krijgen enkel toegang tot wat ze nodig hebben, met duidelijke rollen en regelmatige toegangsreviews.
• Verdachte activiteiten logt en opvolgt, zodat incidenten snel opgespoord en aangepakt worden.
• Systemen continu updatet en test.
• Duidelijk kan uitleggen waar je data opgeslagen en verwerkt wordt. Bij voorkeur op servers binnen de EU of EER, zodat het beschermingsniveau van je data (GDPR) hoog blijft.‍
• Back-ups maakt, hersteltests uitvoert én een responsplan bij incidenten heeft.

Gebruik het ISO 27001-certificaat als bewijs 

Een goede fietsleasepartner zegt niet alleen dat data veilig zijn: die kan het ook bewijzen. Vraag daarom altijd of de partner een ISO 27001-certificaat heeft. Let daarbij op het volgende: 

• Check goed of het daadwerkelijk om ISO 27001 gaat. 
• Controleer of de naam van de fietsleasepartner op het certificaat staat. 
• Vraag het Statement of Applicability op (ook wel SoA of Verklaring van Toepasselijkheid genoemd). Hierin staat welke beveiligingsmaatregelen uit Annex A van ISO 27001 wel/niet van toepassing zijn voor de fietsleasepartner.

Wat is het ISO 27001-certificaat?

Er zijn veel verschillende beveiligingscertificaten (verschillende ISO’s, SOC…), maar niet elk certificaat zegt evenveel. ISO 27001 is de wereldwijd erkende standaard voor informatiebeveiliging én de meest veeleisende. 

Waar andere certificaten vaak een momentopname zijn, draait ISO 27001 om voortdurende verbetering: risico's identificeren, beveiligingsmaatregelen invoeren én aantonen dat ze werken. Elk jaar volgt een externe audit. 

Practice what you preach

o2o Bicycle Leasing is ISO 27001-gecertificeerd. Dit bewijst dat:

• Onze medewerkers veilig denken.
• De toegang tot onze tools veilig is.
• Onze systemen veilig werken.

“Het ISO 27001-certificaat is voor ons veel meer dan een bewijs dat we security serieus nemen. Het is vooral ook een hulpmiddel dat ons scherp houdt. Het daagt ons uit om onze IT-beveiliging elke dag te verbeteren. Zo blijven we de evoluerende risico's altijd een fietslengte voor.” - Jeroen Coupé, Security Officer bij o2o Bicycle Leasing

Concreet betekent dat het volgende.

• Een onafhankelijke auditor licht jaarlijks onze beveiliging door.
• We betrekken elke schakel in onze keten: banken, verzekeraars, fietshandelaars, cloud- en SaaS‑partners. Zo blijft data in elke stap van het proces beschermd.
• We hebben security-experts in huis die meedenken in alles wat we doen: van onboarding tot bestellingen, van interne tools tot nieuwe features.
• De toegang tot onze platformen is veilig met SSO en MFA.
• We trainen medewerkers continu, onder andere via onze eigen securitycoach Albert.
• We nodigen klanten uit om ons dezelfde kritische vragen te stellen die we in deze blog aanraden. Transparantie hoort bij veilig werken.

“GDPR verplicht organisaties om persoonsgegevens correct te verwerken, security is de ruggengraat die privacy in de praktijk mogelijk maakt. ISO 27001 helpt ons security organiseren: risico’s identificeren, controles invoeren en aantoonbaar maken dat ze werken. GDPR leunt daar sterk tegenaan, omdat persoonsgegevens alleen beschermd zijn als je informatiebeveiliging op orde is. Met ons ISO 27001-certificaat tonen we dus het verschil tussen ‘we nemen het ernstig’ en ‘we kunnen het bewijzen’”. - Sara Vydt, Privacy Manager bij o2o Bicycle Leasing