Qu’est-ce que c’est l’indemnité vélo ?
L’indemnité vélo est une indemnité kilométrique que l’employeur paie aux employés qui effectuent (une partie de) leur trajet domicile-travail à vélo. À partir de mai 2023, tout employeur est tenu de verser une indemnité de vélo aux employés qui se rendent régulièrement au travail à vélo. L’indemnité vélo est une solution intéressante pour votre propre vélo, un vélo de leasing ou un vélo d’entreprise.
Quel montant pour l’indemnité vélo ?
L’indemnité vélo est actuellement fixée à 0,27 euro (depuis janvier 2023) et est légalement exonérée d’impôts et de cotisations sociales. Le montant peut changer chaque année en fonction de l’évolution de l’index. L’employeur peut toujours décider d’utiliser un montant plus élevé, mais la différence est alors imposable en tant que revenu professionnel.
Exemple : Si l’employeur opte pour une indemnité vélo de 0,20 euro par kilomètre, cette indemnité est totalement exonérée d’impôts. S’il prévoit 0,30 euro par kilomètre, les premiers 0,27 euro sont exonérés d’impôts. Les 0,03 euro restants sont imposables (considérés comme salaire).
Le gouvernement souhaite encourager l’utilisation du vélo pour les trajets domicile-travail et peut indexer annuellement le montant de l’indemnité vélo. Il appartient à l’employeur d’appliquer ou non cette indexation.
Les avantages de l’indemnité vélo
- L’indemnité vélo est principalement destinée au cycliste pour couvrir ses frais. De plus, une indemnité vélo encourage les employés à sauter plus souvent sur leur vélo pour se rendre au travail. Et le plus nombreux les employés cyclistes, le plus grand la joie… et les avantages.
- Ainsi, vous finirez par récupérer complètement le coût de votre vélo, si vous parcourez suffisamment de kilomètres. Supposons que vous parcourez 20 kilomètres aller-retour pour vous rendre au travail chaque jour ouvrable, alors l’indemnité maximale de 0,27 euro par kilomètre, vous gagnerez un montant de 1.134 euros par an (210 jours ouvrables) ou 94,50 euros par mois.
- Pour l’indemnité vélo l’employeur peut déclarer un montant de 0,27 euro par kilomètre comme frais d’exploitation à 100% déductibles. En conséquence, le bénéfice de l’entreprise diminue ainsi que l’impôt sur les sociétés, ce qui signifie un avantage considérable pour l’entreprise. L’indemnité vélo est également exemptée de cotisations sociales (ONSS).
- L’indemnité vélo peut être combinée avec d’autres formes de mobilité telles que le train, le bus ou la voiture (de société). Par exemple, vous pouvez vous rendre à vélo de chez vous à la gare, pour poursuivre votre trajet en train jusqu’à votre lieu de travail. Si l’employeur le permet, il est possible de combiner l’indemnité vélo et le remboursement des transports publics.
Une indemnité vélo offre donc de nombreux avantages. Les entreprises travaillant déjà avec une indemnité vélo combinent celle-ci souvent avec le leasing de vélos. De cette façon, les employés bénéficient pleinement de tous les ‘avantages vélo’ prévus par le gouvernement.
Conditions de l’indemnité vélo
- Depuis le 1er mai 2023, tout employeur est tenu d’accorder aux travailleurs qui se rendent régulièrement au travail à vélo une indemnité vélo pour chaque kilomètre parcouru dans le cadre des trajets domicile-travail, et ce pour une distance aller-retour maximale de 40 km par jour. Si vous habitez à plus de 20 km, par exemple, votre employeur n’est pas obligé de payer une indemnité vélo pour ces kilomètres supplémentaires. Mais il a le droit de le faire. Il s’agit donc d’un choix libre de l’employeur. Et surtout, cette éventuelle indemnité vélo supplémentaire reste exonérée d’impôt.
- L’indemnité vélo ne s’applique qu’aux kilomètres parcourus pour les trajets domicile-travail. Mais quel chemin l’employé emprunte-t-il ? L’entreprise trouve le meilleur itinéraire ensemble avec l’employé. Parce que le chemin le plus court n’est pas toujours le plus sûr !
- Dans certains cas, l’employeur rembourse même plusieurs allers-retours par jour. Par exemple, lorsque l’employé rentre chez lui pour déjeuner et ainsi fait le trajet plusieurs fois par jour.
- En tant qu’employeur, vous pouvez également utiliser l’indemnité vélo pour les déplacements professionnels, même si ceux-ci sont effectués avec un vélo d’entreprise. Dans ce cas, l’indemnité vélo est déductible à 100%, mais entraîne des charges sociales.
Enregistrez les kilomètres sur votre compte
Comment faire pour suivre le nombre de kilomètres réellement parcourus par tous les employés ? Il n’existe pas de réglementation légale à cet effet. Pour que tout reste clair, beaucoup d’entreprises optent pour un enregistrement numérique lié à un contrôle d’accès électronique ou à un calendrier vélo. Souvent, l’employeur fait signer une fois une déclaration sur l’honneur par l’employé dans laquelle il précise la fréquence d’utilisation du vélo et le nombre de kilomètres du trajet domicile-travail.
L’indemnité vélo + leasing de vélos = une combinaison idéale
Et pouvez-vous combiner un vélo de leasing avec l’indemnité vélo ? Vous avez alors l’offre idéale pour un trajet relaxant entre votre domicile et votre lieu de travail. Parce que sur un vélo de leasing, vous bénéficiez également de nombreux avantages fiscaux. Contrairement à une voiture de société, l’Avantage Tout Nature est totalement exonéré de cotisations sociales et de taxes. Ainsi, les employés bénéficient d’un bel avantage financier sans que le coût salarial pour l’employeur n’augmente. Vous souhaitez plus d’informations ? Nous avons listé tous ‘les avantages fiscaux du leasing de vélos’.
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