BLOG: blijf op de hoogte

Interessante weetjes over fietsen en o2o

terug

Privacyverklaring o2o (GDPR)

We doen er alles aan om jouw privégegevens privé te houden. Wanneer je een fiets bij ons bestelt, wil je natuurlijk niet dat anderen er met jouw persoonsgegevens vandoor gaan.

We vragen wel gegevens van jou, zodat we je zo goed mogelijk kunnen helpen. Welke gegevens we vragen en waarvoor we ze gebruiken lees je hieronder. Ook zie je wat je rechten zijn, wie toegang heeft tot je data en hoe lang we je gegevens bewaren.

Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 24 mei 2018.

 

Bestellen van fietsen en toebehoren

Voor het verwerken van bestellingen van fietsen en toebehoren hebben we minimum enkele gegevens nodig van jou om de service te kunnen leveren. Wat willen we van je weten?

Bij lange termijn verhuur of renting, ook mogelijks leasing genoemd

Voornaam en achternaam

Je wil graag dat je fiets en toebehoren bij de juiste persoon terecht komen inderdaad. Je werkgever wil ook graag weten voor welke medewerker een fiets wordt besteld. Verder verlenen wij de service aan je werkgever om het addendum bij je arbeidsovereenkomst voor te bereiden.

Bedrijfsgegevens en loonbijdrage

Onze webshop en huurtarieven zijn gebaseerd op de specifieke afspraken die je werkgever gemaakt heeft met o2o. Naast de naam van je werkgever vragen we je de logincode in te geven en aan te geven of je bediende of arbeider bent. Aan deze gegevens zijn de correcte services en tarieven gekoppeld. Zo zie je de correcte huurbijdrage die aan je werkgever zal worden aangerekend alsook de correcte brutobijdrage waarmee je brutoloon zal verminderd worden.

Emailadres

Op welk emailadres wens je onze communicatie te ontvangen? Alle communicatie voor de bestelling en service achteraf zal voornamelijk verlopen via email.

GSM-nummer

Ingeval van snelle communicatie, bijv. bij de levering van je fiets, en bevestiging van inschrijving op periodiek onderhoud dat georganiseerd kan worden op de site van je werk, contacteren we je graag via gsm. Je ontvangt ook een herinnering voor het periodiek onderhoud waarop je bent ingeschreven twee dagen voorafgaand, zodat je de afspraak niet mist.

Betaalgegevens

Heb je een onderhoud of herstelling zelf betaald, dan ontvang je op je opgegeven bankrekeningnummer het bedrag terug. Wil je je servicebudget extra opladen of kom je tussen voor eventuele kosten voor je fiets, dan verwachten we de betalingen via je opgegeven bankrekeningnummer. Zo kunnen we beter controleren of de betalingen correct verlopen en de juiste persoon geniet van een betaling.

Lichaamslengte

Dit hebben we nodig om de juiste framemaat te kunnen selecteren voor jou.

Hoofdomtrek

Indien je een helm bestelt, is het belangrijk dat je je hoofdomtrek meet en doorgeeft. Zo kunnen wij de juiste maat voor jou bestellen.

Jouw adres en woonplaats

Standaard worden de fietsen aan huis geleverd. Met het juiste adres komt je fiets correct toe.

Rijksregisternummer en rijbewijs

Je rijksregisternummer en de categorie en nummer van je rijbewijs hebben we nodig indien we een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor jou voorzien. Dit is enkel nodig bij speed pedelec elektrische fietsen.

Mobiliteitsgegevens

o2o gaat ervoor om zoveel mogelijk mensen om de fiets te krijgen. Zo verminderen we samen de files, de parkeerdruk, de CO2-emissie en creëren we een gezondere en gelukkigere werkomgeving. Dat kunnen we alleen doen als we onze service zo goed mogelijk op jou kunnen afstemmen.

Om beter inzicht te verkrijgen in wie waarom kiest voor een huurfiets, vragen we enkele extra gegevens:

  • Afstand tussen je woonplaats en je werk
  • Wat zijn de voornaamste drijfveren dat je instapt voor een bedrijfsfiets
  • Hoeveel denk je de fiets gemiddeld te gebruiken voor woon-werkverkeer

IP-adres

Door de IP-adressen van onze bezoekers te onthouden kunnen we al onze klanten een veilige winkel- en gebruikservaring bieden.

Je fietsenhandelaar

Bestel je een fiets en toebehoren via een lokale fietsenhandelaar, dan hebben we de gegevens nodig om de fiets bij de correcte zaak te kunnen bestellen:

  • Naam van de fietsenhandelaar
  • Adres van de fietsenhandelaar
  • Website van de fietsenhandelaar
  • Naam van de contactpersoon met wie je gesproken hebt: zo kunnen wij snel contact opnemen voor de aankoop met de persoon die alvast op de hoogte is
  • Rechtstreeks telefoonnummer
  • Emailadres

Jouw fietskeuze

Wat wil je dat we je leveren? Over de fiets van je dromen en de toebehoren hebben we volgende gegevens van je nodig:

  • Merk van je fiets
  • Model van je fiets
  • Kleur
  • Toebehoren

Wil je je fiets bestellen via een lokale fietsenhandelaar, dan wensen we graag nog volgende gegevens over de fiets en toebehoren om alles zeer correct te kunnen bestellen voor jou:

  • Modeljaar van de fiets
  • Framemaat
  • Is het een speed pedelec elektrische fiets
  • Catalogusprijs van je fiets
  • Merk, model en catalogusprijs van het fietsslot: je fiets moet voorzien zijn van een voldoende veilig slot voor de diefstalverzekering
  • Beschrijving van de extra toebehoren en de totale catalogusprijs

 

Bij (groeps)aankoop van fietsen

Voornaam en achternaam

Je naam hebben we nodig om ervoor te zorgen dat je fiets en toebehoren bij de juiste persoon terecht komen. Bestel je je fiets via een groepsaankoop via je werkgever, dan wil je werkgever ook graag weten voor welke medewerker een fiets wordt besteld. Verder verlenen wij de service aan je werkgever om het addendum bij je arbeidsovereenkomst voor te bereiden indien je de fiets via je inkomen terugbetaalt.

Bedrijfsgegevens en loonbijdrage

Onze webshop en tarieven zijn gebaseerd op de specifieke afspraken die je werkgever gemaakt heeft met o2o. Naast de naam van je werkgever vragen we je de logincode in te geven en aan te geven of je bediende of arbeider bent. Aan deze gegevens zijn de correcte services en tarieven gekoppeld. Bovendien kunnen we zo de pricing op de webshop opstellen opmaat van jou en jouw bedrijf.

Emailadres

Op welk emailadres wens je onze communicatie te ontvangen? Alle communicatie voor de bestelling en service achteraf zal voornamelijk verlopen via email.

GSM-nummer

Ingeval van snelle communicatie, bijv. bij de levering van je fiets, en bevestiging van inschrijving op periodiek onderhoud dat georganiseerd kan worden op de site van je werk, contacteren we je graag via gsm. Je ontvangt ook een herinnering voor het periodiek onderhoud waarop je bent ingeschreven twee dagen voorafgaand, zodat je de afspraak niet mist.

Facturatiegegevens

Belangrijk als je de fiets zelf betaalt. Zo worden de correcte gegevens op je factuur vermeld.

Lichaamslengte

Dit hebben we nodig om de juiste framemaat te kunnen selecteren voor jou.

Hoofdomtrek

Dankzij deze informatie kunnen we de juiste helmmaat bestellen voor jouw.

Leveringsadres

Standaard worden de fietsen aan huis geleverd. Met het juiste adres komt je fiets correct toe.

Mobiliteitsgegevens

o2o gaat ervoor om zoveel mogelijk mensen om de fiets te krijgen. Zo verminderen we samen de files, de parkeerdruk, de CO2-emissie en creëren we een gezondere en gelukkigere werkomgeving. Dat kunnen we alleen doen als we onze service zo goed mogelijk op jou kunnen afstemmen.

Om beter inzicht te verkrijgen in wie waarom kiest voor een fiets, vragen we enkele extra gegevens:

  • Afstand tussen je woonplaats en je werk
  • Wat zijn de voornaamste drijfveren dat je instapt voor een fiets via je werkgever
  • Hoeveel denk je de fiets gemiddeld te gebruiken voor woon-werkverkeer

IP-adres

Door de IP-adressen van onze bezoekers te onthouden kunnen we al onze klanten een veilige winkel- en gebruikservaring bieden.

Je fietsenhandelaar

Bestel je een fiets en toebehoren via een lokale fietsenhandelaar, dan hebben we zijn gegevens nodig om de fiets bij de correcte zaak te kunnen bestellen:

  • Naam van de fietsenhandelaar
  • Adres van de fietsenhandelaar
  • Website van de fietsenhandelaar
  • Naam van de contactpersoon met wie je gesproken hebt: zo kunnen wij snel contact opnemen voor de aankoop met de persoon die alvast op de hoogte is
  • Rechtstreeks telefoonnummer
  • Emailadres

Jouw bestellingsgegevens

Over de fiets van je dromen en de toebehoren hebben we volgende gegevens van je nodig om je correct uit te leveren:

  • Merk van je fiets
  • Model van je fiets
  • Kleur
  • Toebehoren

Wil je je fiets bestellen via een lokale fietsenhandelaar, dan wensen we graag nog volgende gegevens over de fiets en toebehoren om alles zeer correct te kunnen bestellen voor jou:

  • Modeljaar van de fiets
  • Framemaat
  • Is het een speed pedelec elektrische fiets
  • Catalogusprijs van je fiets
  • Merk, model en catalogusprijs van het fietsslot: je fiets moet voorzien zijn van een voldoende veilig slot voor de diefstalverzekering
  • Beschrijving van de extra toebehoren en de totale catalogusprijs

 

Levering van fietsen

Wordt je fiets bij je geleverd, dan vragen we je om een verklaring van ontvangst te ondertekenen. Dit vormt een extra addendum bij je arbeidscontract. Het vermeldt welke producten op welke dag door jou zijn in ontvangst genomen. Meer bepaald worden volgende gegevens vermeld en bijgehouden:

  • Voornaam en achternaam
  • Adres en woonplaats
  • Je werkgever: naam en vestigingsadres
  • Fietsmerk, -model, catalogusprijs, ID-nummer, framenummer en serienummer
  • Beschrijving van de geleverde toebehoren en de totale catalogusprijs
  • Aantal in ontvangst genomen sleutels en de sleutelcode van het fietsslot
  • Kentekennummer bij een speed pedelec elektrische fiets
  • Datum en plaats van ontvangst
  • De leveranciers van je fiets

Wordt je fiets bij je thuis of op je werk afgeleverd, dan zal onze bezorgpartner deze gegevens kunnen inkijken in functie van het uitvoeren van zijn of haar precieze taak: je fiets leveren en laten aftekenen voor ontvangst. De bezorgpartner dient ons de getekende verklaring van ontvangst door te mailen.

Bestel je je fiets bij een lokale fietsenhandelaar, dan heeft deze ook zicht op deze gegevens van jou. De lokale fietsenhandelaar dient ons de getekende verklaring van ontvangst door te mailen.

Voor sommige fietsen dient de leverancier (o2o of de lokale fietshandelaar) van je fiets voor jou ook een logincode aan te vragen bij de fietsfabrikant voor de mobiele app van je fiets, die de leverancier jou zal overhandigen bij levering van je fiets.

De lokale fietsenhandelaar, de bezorgpartner en de fietsfabrikant zijn 100% zelf verantwoordelijk voor jouw privacy.

Beheer van je fiets en fietservices

Je gegevens met je fiets komen in onze database terecht. Daar houden we ze veilig opgeslaan. Alle gegevens die je hebt opgegeven bij de bestelling worden bijgehouden. Bijkomend geven wij een unieke ID aan elke geleverde fiets. Die hebben we nodig om alle relaties, interventies, services en betalingen te kunnen linken aan de correcte fiets.

We beheren deze gegevens om alle naverkoop services optimaal te kunnen leveren. Heb je een servicecontract met een servicebudget, dan wordt de waarde van je servicebudget bijgehouden om de correcte terugbetalingen en facturatie te verzekeren. Heb je zelf onderhoud of herstellingen gefinancierd, dan kan dat teruggestort krijgen zolang je servicebudget strekt. Heeft een fietsenmaker meer moeten factureren dan je servicebudget, dan krijg je surplus aangerekend.

Bestel je een fiets via je werkgever, dan dienen wij ook de gegevens te delen met je werkgever in het kader van de loonsverwerking en het fleetbeheer.

Onderhoudshistoriek

Als we zelf onderhoud uitvoeren op je fiets, dan houden we bij wanneer welke interventies uitgevoerd werden. Zo kunnen weten wanneer een volgend onderhoud aangewezen is en monitoren we welke interventies bij het volgende onderhoud dienen te gebeuren.

Omniumverzekering en verzekering burgerlijke aansprakelijkheid

De verzekeringen kunnen voorzien worden door een gespecialiseerde verzekeraar. Om dat te realiseren heeft die verzekeraar toegang tot een aantal minimum noodzakelijke gegevens van jou:

  • Voornaam en achternaam
  • Fiets en catalogusprijs
  • ID-nummer van de fiets
  • Kentekennummer bij een speed pedelec elektrische fiets
  • Start van het contract
  • Einde van het contract

De verzekeraar is 100% zelf verantwoordelijk voor jouw privacy.

Pechbijstand

Voor pechbijstand doen we beroep op een dépannageservice. Om je te herkennen als klant als je inbelt voor een interventie, delen we volgende minimum noodzakelijke gegevens van jou:

  • Voornaam en achternaam
  • ID-nummer van de fiets
  • Start van het contract
  • Einde van het contract

De dépannageservice is 100% zelf verantwoordelijk voor jouw privacy.

 

Reviews en klanttevredenheidsonderzoek

We doen alles om je een zorgeloos fietsplezier te garanderen. Om te controleren of onze missie is geslaagd, sturen we je via email of bericht een uitnodiging om je tevredenheid te meten. Wij vinden het fijn om te weten wat er beter kan.

We polsen naar jouw tevredenheid bijvoorbeeld nadat je fiets is geleverd of nadat je op onderhoud bent geweest.

Wil je deze emails en berichten liever niet ontvangen? Geen probleem! Schrijf je uit via de knop Uitschrijven of antwoord de email of het bericht met de boodschap om je uit te schrijven.

Cookies

We willen onze website zo optimaal mogelijk laten werken en elke dag een beetje beter maken. Daarom meten we het gedrag van onze bezoekers aan de hand van cookies. We meten bijvoorbeeld het bekijken van pagina’s, inzoomen op producten of het klikken op links. Deze gegevens worden enkel intern gebruikt.

Contact met onze klantenservice

We helpen je met vragen over je fietskeuze, eventuele toebehoren, je bestelling en lossen problemen voor je op. Je kunt met ons bellen en mailen. Om je vraag of klacht te behandelen kunnen we vragen naar het ID-nummer van je fiets, naam, werkgever en andere gegevens die de afhandeling makkelijker maken.

Nieuwsbrieven en email

Nieuwsbrieven en email beperken we tot een minimum. Emails die we sturen naar alle medewerkers van een bedrijfsklant van ons, worden enkel via een verantwoordelijke van het bedrijf doorgestuurd. We beschikken dus zelf niet over alle emailadressen van de medewerkers.

Nieuwsbrieven en emails kunnen we eventueel sturen naar alle bestuurders met een fiets van o2o. Dat doen we alleen als we echt relevante informatie of aanbiedingen hebben, die de fietservaring een boost kunnen geven. Wil je deze emails en berichten liever niet ontvangen? Geen probleem! Schrijf je uit via de knop Uitschrijven of antwoord de email of het bericht met de boodschap om je uit te schrijven.

Meer weten

Wat zijn de ‘juridische gronden’ voor het gebruik van jouw gegevens?

We hebben gegevens van je nodig vanwege de contractuele afspraken tussen jou en o2o en desgevallend tussen je werkgever en o2o. Dat is het geval bij:

  • Het bestellen van je fiets en toebehoren
  • De levering van je fiets en toebehoren
  • Het beheer van je fiets en het verlenen van de services die vallen onder het servicecontract

Daarnaast kunnen we je gegevens gebruiken bij ‘gerechtvaardigd belang’. Dat betekent dat we al onze klanten de meest optimale, persoonlijke service willen verlenen. Hierbij denken we altijd aan jouw privacy. Dit geldt voor:

  • Mobiliteitsanalyses
  • Reviews en klanttevredenheidsonderzoek
  • Bezoek aan de o2o-website
  • Contact met onze klantenservice
  • Nieuwbrieven en email

We kunnen ook een wettelijke verplichting hebben om je gegevens te gebruiken, bijvoorbeeld wanneer we fraude vermoeden. En soms heb je ons zelf toestemming gegeven om je gegevens te gebruiken

Wie heeft toegang tot jouw gegevens?

We geven je gegevens alleen door aan andere partijen als dat echt nodig is voor onze dienstverlening. Het betreft dan deze partijen: bezorgpartners, leveranciers of reparateurs, verzekeraars, pechbijstand, betaalpartners, IT-dienstverleners en partijen die onze reviews verzamelen. In verdachte situaties zijn we verplicht om klantgegevens te delen met overheidsinstanties.

De partijen die van ons toegang krijgen tot je gegevens, mogen deze alleen gebruiken om jou een dienst te leveren namens o2o. Tenzij ze zelf verantwoordelijk zijn voor het verkrijgen en beschermen van je gegevens. We verkopen jouw gegevens nooit aan derden.

Waar worden jouw gegevens opgeslagen?

We slaan je gegevens op in verschillende databases. We hanteren altijd strenge beveiligingsmaatregelen. Oost west, thuis best: daarom worden je gegevens bijna altijd opgeslagen binnen de Europese Unie. In het uitzonderlijke geval dat klantgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie, zorgen we ervoor dat jouw privacy op een passende manier beschermd blijft. Voor een aantal landen is dit officieel vastgesteld. Sommige Amerikaanse partijen hebben zich geregistreerd onder het Privacy Shield dat voldoende bescherming biedt. Of we werken met officiële modelcontracten die speciaal zijn opgesteld om jouw privacy te waarborgen.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren en gebruiken jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Daarna verwijderen we alle data die we van je hebben. Of gebruiken we jouw gegevens anoniem, omdat we bepaalde data nodig hebben voor interne analyses en rapportages zoals de waarde van je bestelling.

Maar hoe werkt dat in de praktijk? We houden bepaalde termijnen aan, waarna we je gegevens verwijderen. Dit zijn ze:

  • Inactieve klantaccounts verwijderen we na 7 jaar. Na die periode gebruiken we je gegevens alleen anoniem, voor interne rapportages.
  • Van de Belastingdienst moeten we onze administratie met factuur-, betaal- en bestelgegevens 7 jaar bewaren.
  • Als je je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief of toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van gepersonaliseerde berichten, dan bewaren we die toestemming 5 jaar lang. Ook als je op een gegeven moment beslist dat je de nieuwsbrief of gepersonaliseerde berichten niet meer wilt ontvangen, bewaren we het intrekken van je verzoek. Na die periode gebruiken we je gegevens alleen anoniem, voor interne rapportages.
  • Gegevens die we gebruiken om fraude te voorkomen bewaren we heel lang. Niet leuk, wel nodig.

Wat zijn jouw rechten?

Wil je gratis inzage krijgen in jouw persoonsgegevens en een kopie ontvangen? Of wil je je gegevens wijzigen, verwijderen, gebruik beperken of je e-mailvoorkeuren aanpassen? Geen probleem. Stuur ons een email en laat het ons weten. Op die manier kan je ook bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor marketingdoeleinden of aangeven dat je vindt dat jouw privacy zwaarder weegt dan ons belang. In dat geval bekijken we de situatie opnieuw.

We willen zeker weten dat jij écht jij bent. Daarom kunnen we aanvullende informatie van je vragen om je identiteit vast te stellen. Dat doen we ook bij onduidelijke verzoeken.

Heb je vragen of klachten?

Voor vragen of klachten over je gegevens en de bescherming van je privacy kan je contact opnemen met de Tom Maes via onderstaand formulier of via 09 296 40 12.

Wanneer je niet tevreden bent over hoe o2o omgaat met jouw privacy kan je contact opnemen met de privacy-autoriteit.

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

o2o bvba

Nijverheidstraat 102

9040 Gent

BTW BE0647 826 178