Politique de confidentialité

S’enregistrer sur myo2o Biker

Afin de vous enregistrer sur myo2o Biker, nous avons au minimum besoin de quelques informations de votre part. Qu’est-ce que nous voulons savoir de vous ?

Prénom, nom de famille

Vous attendez un service fluide de la part de o2o. Nous vous demandons donc de nous communiquer votre nom afin de vous fournir la meilleure assistance possible utilisant notre portail myo2o Biker. Plus tard, vous souhaitez que votre vélo et ses accessoires parviennent à la bonne personne. Votre employeur aimerait également savoir pour quel employé un vélo a été commandé. En outre, nous offrons à votre employeur le service de préparer l’avenant à votre contrat de travail.

Coordonnées de l’entreprise

Nos services sont basés sur les accords spécifiques que votre employeur a conclus avec o2o. Outre le code de connexion, qui est unique à votre employeur, nous vous demandons d’indiquer si vous êtes employé ou ouvrier. Des services et tarifs corrects sont liés à ces données. Ainsi, si vous simulez un contrat de vélo, vous verrez la contribution locative correcte qui sera facturée à votre employeur ainsi que la contribution brute correcte qui sera déduite de votre salaire brut.

Adresse courriel

À quelle adresse électronique souhaitez-vous recevoir notre communication? Toutes les communications relatives à la commande et au service après-vente se feront principalement par courrier électronique.

Numéro de téléphone portable

En cas d’une communication rapide, par exemple un support à l’utilisation de myo2o Biker, ou un support supplémentaire lors d’une commande et la livraison ultérieure de votre vélo, ou encore la confirmation d’inscription à un entretien planifié qui peut être organisé sur votre lieu de travail, nous aimerions vous contacter par téléphone portable.

Numéro de personnel

Votre employeur peut avoir besoin de votre numéro de personnel pour assurer un traitement aisé de l’administration des salaires.

Langue

Vous voulez être aidé et recevoir tous les documents et informations dans votre langue maternelle. Vous pouvez donc choisir entre le néerlandais, le français et l’anglais.

Addresse IP

En mémorisant les adresses IP de nos visiteurs, nous pouvons offrir à tous nos clients une expérience d’achat et d’utilisation sécurisée.

Commande de vélo et d’accessoires

Pour le traitement des commandes de vélos et d’accessoires, nous avons besoin d’un minimum d’informations supplémentaires de votre part afin de pouvoir fournir le service. Qu’est-ce que nous voulons savoir de vous ?

Plan vélo

Votre employeur peut proposer différents plans de vélos. Choisissez le bon plan pour un calcul correct.  

Votre choix de vélo !

Appelons un chat un chat, il s’agit évidemment du vélo de vos rêves. Qu’est-ce que vous voulez qu’on commande chez le marchand de vélos ?

Nous avons besoin des informations suivantes par rapport votre vélo :

• Marque de votre vélo
• Modèle de votre vélo
• Année du modèle du vélo
• Couleur du cadre
• Taille du cadre
• Le type de vélo que vous avez choisi
• Prix catalogue de votre vélo

 

En ce qui concerne vos accessoires, nous avons besoin des informations suivantes de votre part :

• Marque, modèle et prix catalogue de l’antivol : pour l’assurance vol, votre vélo doit être équipé d’un antivol suffisamment sûr
• Détails sur les autres options et accessoires
• Le prix du Bebat et/ou la prime de recyclage éventuels

 

Pour que votre commande soit traitée correctement, nous vous demandons également d’ajouter l’offre du marchand de vélos à votre demande de commande.

Vos services

Heureusement, votre vélo n’est pas livré sans nos services de confort. Quels sont les services que vous souhaitez ajouter à votre contrat ? Vous pouvez choisir vous-même votre budget de service et indiquer les services que vous souhaitez voir ajoutés à la couverture d’assurance et de dépannage.

Votre marchand de vélos

Chez quel marchand de vélos souhaitez-vous commander votre vélo ? Nous avons au minimum besoin des informations suivantes pour pouvoir commander le vélo auprès du bon magasin :

• Nom du marchand de vélos
• Adresse du marchand de vélos
• Numéro de téléphone direct
• Adresse courriel

 

Numéro d’identification au registre national et du permis de conduire

Nous avons besoin de votre numéro d’identification au registre national, de la catégorie et du numéro de votre permis de conduire, ainsi que de la date d’obtention de votre permis de conduire si nous devons prévoir une assurance responsabilité civile pour vous. Ceci n’est nécessaire que pour les vélos du type Speed Pedelec. Votre numéro d’identification au registre national est ensuite enlevé.

Plus de détails sur votre vélo et ses accessoires

Lors du traitement de votre commande, votre marchand de vélos nous fournira les informations suivantes sur votre vélo et ses accessoires :

• Numéro du cadre
• Numéro de série
• BikeID
• Code de verrouillage du vélo
• Code de la batterie, le cas échéant
• Numéro de Velopass, le cas échéant

 

Plaque d’immatriculation

Si vous avez choisi un vélo électrique Speed Pedelec, nous demandons une plaque d’immatriculation afin que le magasin de vélos puisse la fixer sur votre vélo pour vous. Nous gardons également une trace de ce numéro de plaque d’immatriculation.

Taille du corps

Nous en avons besoin pour sélectionner la bonne taille de cadre pour vous.

Livraison de vélo

Lorsque votre vélo est livré chez vous, nous vous demandons de signer un accusé de réception. Il s’agit d’un addendum supplémentaire à votre contrat de travail indiquant quels produits ont été reçus par vous à quelle date. Plus précisément, les informations suivantes sont enregistrées et tenues à jour :

• Prénom et nom de famille
• Adresse du domicile
• Votre employeur : nom et adresse professionnelle
• Le marchand de vélos
• Marque du vélo, modèle, taille du cadre, couleur du cadre, prix catalogue, numéro d’identification, numéro du cadre et numéro de série
• Description des accessoires livrés et prix catalogue total.
• Numéro d’immatriculation en cas d’un vélo électrique Speed Pedelec
• Date et lieu de réception

 

Si votre vélo est livré à votre domicile ou sur votre lieu de travail, notre partenaire de livraison pourra consulter ces données, ainsi que votre adresse électronique et votre numéro de téléphone, afin d’accomplir sa tâche précise : livrer votre vélo et le faire signer pour réception. Le partenaire de livraison doit nous envoyer l’accusé de réception par mail.

Si vous commandez votre vélo auprès d’un marchand de vélos local, celui-ci aura également accès à vos données, ainsi qu’à votre adresse courriel et à votre numéro de téléphone. Le marchand de vélos local doit nous transmettre l’accusé de réception par mail.

Pour certains vélos, le fournisseur de votre vélo (o2o ou le marchand de vélos local) doit également demander au fabricant un code de connexion pour vous, notamment pour l’application mobile de votre vélo. Le fournisseur vous remettra ce code  à la livraison de votre vélo.

Le marchand local de vélos, le partenaire de livraison et le fabricant de vélos sont responsables à 100 % de la protection de votre vie privée.

Gestion de votre vélo et de ses services

Les coordonnées de votre vélo seront enregistrées dans notre base de données en toute sécurité. Toutes les données que vous avez fournies lors de la commande y sont conservées. En outre, nous attribuons une identification unique à chaque vélo livré. Nous avons besoin de cette identification pour pouvoir attribuer toutes les relations, interventions, services et paiements au vélo concerné.

Nous gérons ces données pour fournir de manière optimale tous les services après-vente. Si vous avez un contrat de service avec un budget de service, la valeur de votre budget de service est suivie pour assurer des remboursements et une facturation corrects. Si vous avez payé vous-même l’entretien ou les réparations, vous pouvez être remboursé tant que votre budget de service soit provisionné. Si un réparateur de vélos a dû facturer plus que le solde de votre budget de service, un surplus vous sera facturé.

Si vous commandez un vélo via votre employeur, nous sommes obligés de partager les données également avec votre employeur dans le cadre du traitement des salaires et de la gestion du fleet.

Historique de l’entretien

Si votre réparateur de vélos effectue des travaux d’entretien ou de réparation à votre vélo, nous enregistrons à quelle date quel type d’intervention a eu lieu. De cette façon, nous savons quand un prochain service sera nécessaire et nous contrôlons quelles interventions doivent être effectuées lors du prochain service.

Assurances omnium, responsabilité civile et extension de garantie

Les assurances peuvent être fournies par un assureur spécialisé. Pour ce faire, l’assureur a accès à un minimum d’informations nécessaires de votre part :

• Prénom et nom de famille
• Votre employeur
• Prix du vélo, des accessoires et du catalogue
• Numéro d’identification de la commande et de votre vélo
• Le type de vélo que vous avez choisi
• Numéro de cadre
• Date de début du contrat
• Date de fin du contrat
• Numéro de plaque d’immatriculation dans le cas d’un vélo électrique Speed Pedelec
• Le numéro d’identification au registre national, la catégorie et le numéro de votre permis de conduire, et la date d’obtention de votre permis de conduire dans le cas d’un vélo électrique Speed Pedelec

 

L’assureur est responsable à 100 % de votre vie privée. Plus d’informations sur le site web de Vanbreda.

Assistance en cas de panne

Pour le dépannage, nous faisons appel à un service de dépannage spécialisé. Pour vous identifier en tant que client lorsque vous appelez pour une intervention, nous partageons au minimum les données suivantes vous concernant:

• Prénom et nom de famille
• Adresse du domicile
• Numéro de téléphone
• Marque de votre vélo
• Le type de vélo que vous avez choisi
• Numéro d’identification de la commande et de votre vélo
• Date de début du contrat
• Date de fin du contrat

 

Le service de dépannage est responsable à 100 % de votre vie privée.

Fin du contrat

Collecte de votre vélo

À la fin de votre contrat, nous nous assurons que votre vélo est récupéré. Pour cela, nous faisons appel à un partenaire spécialisé. Pour vous faciliter la tâche, nous partageons au minimum les données suivantes vous concernant :

• Nom et prénom
• Adresse du domicile
• Numéro de téléphone
• Adresse courriel
• Date de fin du contrat
• Numéro d’identification de votre vélo
• Marque de votre vélo
• Modèle de votre vélo
• Année du modèle de votre vélo
• Couleur du cadre
• Taille du cadre
• Le type de vélo que vous avez choisi
• Marque et modèle de l’antivol du vélo
• Détails des autres options et accessoires

 

Le collecteur est responsable à 100 % de votre vie privée.

Reprise de votre vélo

Si vous souhaitez reprendre votre vélo particulier et tous ses accessoires, nous pouvons facilement arranger cela pour vous.

Données de facturation

Nous tenons à mentionner les données correctes sur votre facture :

• Nom et prénom
• L’entreprise et numéro de TVA, le cas échéant
• Adresse

Détails du paiement

De cette façon, nous pouvons mieux vérifier si les paiements se font correctement.

Avis et enquête de satisfaction des clients

Nous faisons tout pour vous garantir une expérience cycliste sans soucis. Pour vérifier si notre mission a réussi, nous vous enverrons une invitation par e-mail ou par message afin de mesurer votre satisfaction. Nous apprécions savoir où il y a besoin d’améliorations.

Nous mesurons votre satisfaction, par exemple après la livraison de votre vélo ou après votre passage à notre service.

Préférez-vous ne pas recevoir ces e-mails et ces messages ? Aucun problème ! Désinscrivez-vous à l’aide du bouton de désinscription ou répondez à l’e-mail ou au message en indiquant que vous souhaitez vous désinscrire.

Cookies

Nous voulons que notre site web fonctionne de la manière la plus optimale possible et l’améliorer un peu plus chaque jour. C’est pourquoi nous mesurons le comportement de nos visiteurs à l’aide de cookies. Par exemple, nous mesurons la consultation des pages, le zoom sur les produits ou le clic sur les liens. Ces données ne sont utilisées qu’en interne.

Contact avec notre service clientèle

Nous vous aidons avec des questions concernant le choix de votre vélo, les accessoires éventuels, votre commande et nous résolvons des problèmes pour vous. Vous pouvez nous téléphoner ou nous envoyer un courriel. Afin de traiter votre question ou votre plainte, nous pouvons vous demander le numéro d’identification de votre commande, le numéro d’identification de votre vélo, votre nom, votre employeur et d’autres informations qui faciliteront le processus.

Nous ferons tout notre possible pour vous aider. Dès que nous voyons que vous êtes bloqué quelque part dans notre système, nous avons déjà quelqu’un prêt pour vous aider ou pour vous contacter.

Assistants informatifs

Pour les assistants informatifs tels qu’une calculatrice pour calculer votre location de vélo ou un guide du vélo pour découvrir quel vélo conviendrait à vos préférences, nous vous demandons votre adresse électronique et votre numéro de téléphone. Cela nous permet de vous fournir un service personnalisé. Avec les assistants, nous vous donnons également la possibilité de rester informé par et sur o2o.

Préférez-vous ne pas recevoir nos e-mails, messages ou appels téléphoniques ? Aucun problème ! Désinscrivez-vous à l’aide du bouton de désinscription ou répondez à l’e-mail ou au message en indiquant que vous souhaitez vous désinscrire.

Brochures d’information

De temps en temps, nous fournissons des brochures d’information que nous envoyons par e-mail. Avec le formulaire de téléchargement de la brochure, nous vous donnons la possibilité de rester informé par et sur o2o. A cet effet, nous vous demandons un certain nombre d’informations afin que vous puissiez recevoir les informations qui vous concernent.

Préférez-vous ne pas recevoir nos e-mails, messages ou contacts téléphoniques après l’envoi de l’infobrochure ? Aucun problème ! Désinscrivez-vous à l’aide du bouton de désinscription ou répondez à l’e-mail ou au message en indiquant que vous souhaitez vous désinscrire.

Bulletins d’information et courrier électronique

Nous réduisons au minimum les bulletins d’information et les courriels. Les courriels que nous envoyons à tous les employés d’une entreprise cliente ne sont transmis que par une personne responsable de l’entreprise. Nous ne disposons donc pas nous-mêmes de toutes les adresses électroniques des employés.

Les bulletins d’information et les courriels peuvent éventuellement être envoyés à tous les utilisateurs d’un compte myo2o Biker et à tous les conducteurs d’un vélo o2o. Nous ne faisons ainsi que si nous disposons d’informations ou d’offres vraiment pertinentes qui peuvent améliorer l’expérience cycliste. Préférez-vous ne pas recevoir ces courriels et messages ? Pas de problème ! Il vous suffit de vous désinscrire à l’aide du bouton de désinscription ou de répondre à l’e-mail ou au message vous demandant de vous désinscrire.

Pour en savoir plus

Quels sont les “fondements juridiques” de l’utilisation de vos données ?

Nous avons besoin de vos données en raison des accords contractuels entre vous et o2o et, le cas échéant, entre votre employeur et o2o. C’est le cas pour :

• L’enregistrement sur notre portail myo2o Biker
• L’utilisation des assistants informatifs
• La Commande de votre vélo et ses accessoires
• La livraison de votre vélo et ses accessoires
• La gestion de votre vélo et la fourniture de services dans le cadre du contrat de service
• La collecte ou reprise de votre vélo

 

En outre, nous pouvons utiliser vos informations pour des “intérêts légitimes”. Cela signifie que nous voulons donner à tous nos clients le meilleur service personnel possible. Ce faisant, nous tenons toujours compte de votre vie privée. Cela s’applique à :

• Analyses de la mobilité
• Avis et enquêtes de satisfaction des clients
• Visites du site o2o et de nos portails
• Contact avec notre service clientèle
• Bulletins d’information et courrier électronique

 

Nous pouvons également avoir une obligation légale d’utiliser vos données, par exemple si nous soupçonnons une fraude. Et parfois, vous nous avez donné la permission d’utiliser vos données, par exemple pour vous tenir informé après avoir téléchargé une brochure d’information ou utilisé un assistant informatif.

Qui a accès à vos données ?

Nous ne transmettrons vos données à d’autres parties que si cela est vraiment nécessaire pour nos services. Ces parties sont: votre employeur dans le cadre d’une location via votre employeur, les partenaires de livraison, les fournisseurs ou réparateurs, les assureurs, les institutions financières dans le cadre d’un préfinancement ou d’une location financière, l’assistance routière, les collecteurs, les partenaires de paiement, les fournisseurs de services informatiques et les parties qui recueillent nos avis. Dans des situations suspectes, nous sommes tenus à partager les données des clients avec les  instances publiques.

Les parties qui reçoivent accès à vos données de notre part, ne peuvent les utiliser que pour vous fournir un service au nom de o2o. Sauf s’ils sont responsables eux-mêmes de l’obtention et de la protection de vos données. Nous ne vendons jamais vos données à des tiers.

Où sont stockées vos données ?

Nous stockons vos données dans de différentes bases de données. Nous appliquons toujours des mesures de sécurité strictes. Home sweet home: c’est pourquoi vos données sont presque toujours stockées au sein de l’Union européenne. Dans le cas exceptionnel où les données des clients sont transférées vers des pays situés en dehors de l’Union européenne, nous veillons à ce que votre vie privée soit protégée de manière adéquate.

Combien de temps conservons-nous vos informations ?

Nous conservons et utilisons vos données aussi longtemps que nécessaire. Après, nous supprimons toutes les données que nous détenons à votre sujet. Nous pouvons également utiliser vos données de manière anonyme, car nous avons besoin de certaines données pour des analyses et des rapports internes, comme la valeur de votre commande.

Comment cela fonctionne-t-il dans la pratique ? Nous maintenons certains délais, à l’issue desquels nous supprimons vos données. Les voici :

• Nous supprimons les comptes clients inactifs après 7 ans. Après cette période, nous n’utilisons vos données que de manière anonyme, pour des rapports internes.
• L’administration fiscale nous oblige de conserver nos registres de factures, de paiements et de commandes durant 7 ans.
• Si vous vous êtes inscrit au bulletin d’information ou si vous avez donné l’autorisation de recevoir des messages personnalisés, nous conservons cette autorisation durant 5 ans. Même si vous décidiez à un moment donné de ne plus vouloir recevoir la lettre d’information ou les messages personnalisés, nous enregistrons le retrait de votre demande. Après cette période, nous n’utilisons vos données que de manière anonyme, pour des rapports internes.
• Les données que nous utilisons pour prévenir la fraude sont conservées durant 10 ans. Pas amusant, mais nécessaire.

 

Quels sont vos droits ?

Vous souhaitez consulter gratuitement vos données personnelles et en recevoir une copie ? Souhaitez-vous que nous transmettons vos données à une autre organisation ? Ou voulez-vous modifier, supprimer, limiter l’utilisation ou changer vos préférences en matière de courrier électronique ? Pas de problème du tout. N’hésitez pas à le faire vous-même dans le portail myo2o ou envoyez-nous un e-mail pour nous en informer. De la même manière vous pouvez vous opposer à l’utilisation de vos données à des fins de marketing ou indiquer que vous estimez que votre vie privée l’emporte sur nos intérêts. Dans ce cas, nous réexaminerons la situation.

Nous voulons être sûrs que vous êtes vraiment qui vous êtes. Nous pouvons donc vous demander des informations supplémentaires afin d’établir votre identité. Nous le faisons également dans des cas de demandes peu claires.

Comment protégeons-nous vos données ?

Nous faisons tout ce qui est nécessaire pour garantir que vos données personnelles sont entre de bonnes mains chez nous. Pour ce faire, nous avons déjà pris toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour le garantir.

Avez-vous des questions ou des plaintes ?

Pour toute question ou plainte concernant vos données et la protection de votre vie privée, vous pouvez toujours contacter Wim Floré par e-mail (wim.flore@o2o.be) ou par téléphone (+32 9 296 40 12)

Si vous souhaitez néanmoins déposer une plainte directement auprès de l’autorité nationale de surveillance, vous pouvez le faire à l’adresse suivante :

Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Téléphone : +32 2 274 48 00

E-mail : contact@apd-gba.be

Qui est responsable de vos données ?

o2o bv

Henri Farmanstraat 40, 9000 Gent

BE 0647.826.178

 

(Cette politique de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 1ᵉʳ mars 2021.)